バックオフィスサービス株式会社|HOME > 情報はデータスキャンですっきり整理

情報はデータスキャンですっきり整理

新年度が始まると、去年までの不要な書類などがたくさん出てきます。
しかし、中には今後使うかもしれない書類などもあり、処分に踏み切れないものもあります。
このような時に便利なのが、データスキャンサービスです。データで管理することで大事な書類を安全に保管でき、バックアップも簡単に取れます。


必要になるかもしれない書類

書類が増える原因は、「使うかもしれない情報」の書類を「後で必要になるだろう」と考え、残してしまうためです。使うかもしれない情報の中には、設備のマニュアルや図面オフィス文書ポスターなどがありますが、これらが大量に増えると管理が難しくなります。こういった必要になるかもしれない情報を管理するのにデータスキャンサービスは大変効果的です。紙で残しておくべき書類以外をデータ化しておけば、オフィスの整理整頓もスムーズに行えます。


使用頻度の低い書類の管理

ビジネスでは、提携先や取引先の企業に挨拶状などを出すこともあります。
特に年賀状は、企業間の信頼関係を維持する重要なツールとも言えます。頂いた年賀状は保管しておく企業様が多いと思います。しかし、年賀状は観覧する頻度が極端に少なく、保管しておくには保管場所に困ります。
保管方法を紙からデータにすることで、保管場所を確保する必要なく管理も楽になります。年賀状に限らず、使用頻度が低いと感じる書類はデータスキャンサービスを利用した管理がおすすめです。


検索するかもしれない書類


データ化のメリットである業務効率の向上は、情報の検索を素早く行えることが大きな要因です。
例えばインターネットで情報を検索する際、その情報に対するキーワードを入力することで、求める情報が表示されます。これと同じように、データ化した文書に検索キーワードをつけておけば、すぐに必要な文書を検索・閲覧することが出来ます。過去に使用した文書が必要になった場合でも、膨大な情報の中に埋もれる心配もなく、有効に再利用出来るのです。


データスキャンサービスを利用した紙書類の整理整頓をお考えでしたら、バックオフィスサービス株式会社にお任せ下さい。データスキャンサービスではオフィス文書・紙書類だけではなく、大型図面・大型製本のデータ化も可能です。様々なサービスを活かして、中小企業のコスト削減や業務効率化をサポートしてまいります。