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データ化するメリット

現在、紙書類としてあるオフィス文書図面資料をデータ化することで、様々なメリットが生まれます。
ここでは、どのようなメリットが生まれるのかをご紹介します。


資料の整理が出来る

多くの資料が紙資料としてある場合、整理もしにくいかと思います。資料整理だけで時間を多く使ってしまうこともあるでしょう。データ化すれば、資料の整理も効率良く行えます。


バックアップがとれる

紙資料としてとっておく場合、もしものために二部以上とっておこうとすると、膨大な量の資料になってしまうこともあるでしょう。また二部以上作成するにも、手間や時間、コストがかかってしまいます。データ資料であればすぐにコピーすることが出来、サーバーやハードディスクなどに格納しておくことが出来ます。


資料の活用


データ化することで、様々な資料にそのデータ化した資料を活用することが出来ます。画像やグラフ、図面など過去の資料が必要となることもあるでしょう。紙ベースでとってある過去の資料もデータスキャンサービスを利用すれば、それを現在の資料に添付・貼付したり、閲覧したり出来ます。


データベース化出来る


様々な資料をデータ化することで、データベースを作成することが出来ます。現代では様々な分野でのデータベース化が進み、業務に役立てられています。データベース化しておけば、必要な資料が欲しい時にすぐに抽出出来、便利です。


業務効率が上がる


データ化することで、資料の持ち運びが楽になります。社外での仕事の際、ノートパソコンやスマホで資料を閲覧出来たり使用出来たりすれば、どこでも仕事が出来て便利です。また、オフィスでも資料を使う際にわざわざ資料をとりに行き探すという手間も省け、業務効率が上がるでしょう。


セキュリティが向上する


データ化して管理することで、パスワードをかけたり閲覧履歴がわかるようにしたり出来ます。アクセス権を設ければ、機密情報や個人情報などの大切な資料は、決まった人しか見ることが出来ないようにすることも可能です。セキュリティが向上すれば、企業の信用にもつながるでしょう。


会社の様々な書類をデータ化するとなると、手間と時間がかかります。また、大きな図面やポスターになると、自社ではスキャン出来ない場合もあるでしょう。そのような場合に便利なのが、「データスキャンサービス」です。

バックオフィスサービス株式会社では、あらゆる資料のデータスキャンサービスを行っております。紙書類・オフィス文書・図面・ポスター・図面製本などのデータスキャンサービスをお探しの方、全国どこでもご利用可能なバックオフィスサービス株式会社をご利用下さい。